La coordination entre les systèmes de classification des archives publiques et les référentiels des bibliothèques institutionnelles représente un défi majeur de la gestion documentaire contemporaine. Contrairement à une simple harmonisation terminologique, l'alignement des cadres nécessite une analyse approfondie des signaux de métadonnées et des indicateurs de conservation propres à chaque écosystème.

Notre étude, menée auprès de cinq centres d'archives régionaux au Québec, révèle que la divergence fondamentale ne réside pas dans la structure des données, mais dans leur interprétation contextuelle. Un même document administratif peut être indexé sous des nœuds de classification radicalement différents selon qu'il est traité comme une preuve juridique (archive) ou comme une source de référence (bibliothèque).

Les Modèles d'Indexation Hiérarchique

L'analyse des schémas d'indexation met en lumière deux paradigmes dominants :

• Le modèle procédural, centré sur le cycle de vie du document et son contexte de production.
• Le modèle thématique, organisé autour des sujets et des domaines de connaissance.

La coexistence de ces modèles au sein d'une même institution génère des points de friction sémantique qui compliquent la recherche transversale. Notre plateforme propose un système de cartographie des correspondances, transformant ces points de friction en opportunités de raffinement des cadres.

Indicateurs de Conservation et Pérennité

Au-delà de la classification, l'alignement doit intégrer les indicateurs de conservation. Un document classé comme "prioritaire" dans un référentiel peut être considéré comme "secondaire" dans un autre, entraînant des disparités dans les protocoles de préservation. Nous avons développé une grille d'évaluation à cinq niveaux, croisant la valeur probante, la fréquence d'utilisation et la vulnérabilité matérielle.

Cette grille permet de générer un signal de priorisation unifié, facilitant la coordination des ressources entre les services. Les premiers résultats montrent une réduction de 22% des doublons de numérisation et une amélioration de la cohérence des métadonnées descriptives.

Vers une Modularité Institutionnelle

La solution ne réside pas dans l'uniformisation, mais dans la modularité institutionnelle. Chaque centre conserve son cadre de référence principal, tandis qu'une couche d'interopérabilité, basée sur des ontologies partagées, permet la traduction et la mise en correspondance des schémas.

Cette approche respecte l'autonomie des institutions tout en créant les conditions d'une collaboration efficace. Elle s'appuie sur des référentiels de stockage dynamiques capables d'absorber l'évolution des normes et des pratiques sans remettre en cause l'intégrité des systèmes existants.

L'alignement des cadres de classification est donc un processus continu d'ajustement et d'interprétation, où la technologie sert de médiateur entre les logiques archivistiques et bibliothéconomiques. Il s'agit moins de créer un système unique que de tisser un réseau de références communes, garantissant la cohérence et la pérennité de notre patrimoine documentaire.